財(cái)務(wù)管理者推動(dòng)差旅合規(guī)化的三大法則

　　作為企業(yè)支出的第二大可控成本，企業(yè)差旅費(fèi)用的管控變得日益重要，但是差旅工作的日常管理復(fù)雜繁瑣，讓財(cái)務(wù)管理者消耗了大量的精力，差旅費(fèi)控中預(yù)算超支、虛假報(bào)銷(xiāo)、虛假發(fā)票等問(wèn)題一直難以徹底解決，成為財(cái)務(wù)人員頭痛的難題。Forrester咨詢(xún)公司經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中國(guó)財(cái)務(wù)管理者對(duì)合規(guī)性需求極為突出，68%的管理者期望差旅和費(fèi)用管理解決方案能夠幫助他們的員工更好地遵守相關(guān)政策。

　　財(cái)務(wù)管理者需求的背后，反映出中國(guó)企業(yè)對(duì)智慧化差旅管理系統(tǒng)發(fā)展的迫切。隨著智慧財(cái)務(wù)時(shí)代的到來(lái)，基礎(chǔ)的核算整理工作將被智能化系統(tǒng)取代，人力將被投入到管理、分析等更深層次的工作中，智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)也需要與智慧差旅管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接融合。以鯨力商旅為代表的大數(shù)據(jù)智慧化差旅管理系統(tǒng)，通過(guò)大數(shù)據(jù)與智能算法在差旅管理的應(yīng)用，為中國(guó)企業(yè)提供更加強(qiáng)大的差旅合規(guī)“引擎”，為財(cái)務(wù)管理者提供更加清晰的全局視角，可以通過(guò)多維度、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，知曉企業(yè)差旅費(fèi)用的合規(guī)與成本情況，在確保員工預(yù)訂行為匹配公司差旅政策的同時(shí)，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)改善差旅政策和員工預(yù)訂行為，建立雙向促進(jìn)機(jī)制，保障企業(yè)差旅的合規(guī)化。

　　差旅合規(guī)先從差旅預(yù)算合理化開(kāi)始

　　以往財(cái)務(wù)人員會(huì)將大量時(shí)間消耗在核對(duì)員工的差旅預(yù)訂行為是否符合企業(yè)的差旅政策，但是超支預(yù)算行為卻無(wú)法避免發(fā)生，其背后的本質(zhì)原因在于，傳統(tǒng)“一刀切”的差旅管理政策本身并不合理，導(dǎo)致了不合規(guī)行為難以根除，因此推動(dòng)差旅合規(guī)，首先要從差旅預(yù)算的合理化開(kāi)始。

　　“不合理性”主要體現(xiàn)在，中國(guó)大多數(shù)企業(yè)往往基于員工的崗位級(jí)別設(shè)定差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)都是憑經(jīng)驗(yàn)判斷而非數(shù)據(jù)支撐，差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)與市場(chǎng)實(shí)際情況并不同步。員工出行的目的城市差旅價(jià)格基于不同日期、時(shí)間、區(qū)域會(huì)有較大波動(dòng)。差旅預(yù)算一旦不足，會(huì)導(dǎo)致員工不合規(guī)行為的出現(xiàn)，尤其是新生代員工更注重出行的舒適體驗(yàn)，而差旅預(yù)算過(guò)高則會(huì)為企業(yè)帶來(lái)差旅費(fèi)用的浪費(fèi)。“一刀切”的差旅政策也缺乏靈活性，如一些企業(yè)會(huì)規(guī)定某些級(jí)別的員工只能乘坐高鐵出行，當(dāng)同時(shí)段機(jī)票價(jià)格更低時(shí)，這種差旅政策只會(huì)導(dǎo)致企業(yè)費(fèi)用成本及員工時(shí)間成本的增加。

　　為此，鯨力在業(yè)界首家提出“鯨準(zhǔn)預(yù)算”服務(wù)，以大數(shù)據(jù)與智能算法，推動(dòng)企業(yè)差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的合理化、靈活化，構(gòu)建以員工體驗(yàn)為中心的智慧化差旅管理體系。員工輸入出差計(jì)劃后，鯨力會(huì)基于企業(yè)出行大數(shù)據(jù)獲得企業(yè)管理偏好、員工出行偏好，并連接多供應(yīng)商實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，為員工的單次出行生成最合理的個(gè)性化預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)管理者不再是單方面出于企業(yè)成本節(jié)約與管理便捷的角度來(lái)進(jìn)行差旅政策制定，而是通過(guò)新技術(shù)了解和預(yù)測(cè)員工的需求，將員工需求反映到差旅政策制定中，滿足員工的期望，讓員工可以提高工作效率和費(fèi)用管理的滿意度，從而更積極的遵守企業(yè)規(guī)定。“鯨準(zhǔn)預(yù)算”服務(wù)由于為企業(yè)提供最合理的預(yù)算和最優(yōu)出行方案，也可以為企業(yè)帶來(lái)差旅成本的最大化節(jié)約。

　　增強(qiáng)自動(dòng)化合規(guī)管理提升差旅管理效能

　　差旅消費(fèi)產(chǎn)生的零散發(fā)票量大，提報(bào)、審核、入賬工作繁瑣耗時(shí)，財(cái)務(wù)難以辨別發(fā)票真實(shí)性，無(wú)法保障費(fèi)用合理性，無(wú)法實(shí)時(shí)掌控費(fèi)用使用情況。鯨力商旅通過(guò)在差旅管理中增加自動(dòng)化程度，減少人為介入帶來(lái)的失誤，減少紙質(zhì)記錄及票據(jù)的數(shù)量，推行自動(dòng)化的差旅合規(guī)管理，提高差旅管理的效能。

　　1、員工差旅政策執(zhí)行合規(guī)化

　　以往財(cái)務(wù)人員只能在員工報(bào)銷(xiāo)時(shí)才能發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，鯨力著力推動(dòng)企業(yè)差旅“事后算賬”向“事前審核、事中控制”的模式轉(zhuǎn)變，從差旅申請(qǐng)階段即可消除違規(guī)行為。

　　對(duì)于使用“鯨準(zhǔn)預(yù)算”服務(wù)的企業(yè)，由于“鯨準(zhǔn)預(yù)算”先依據(jù)企業(yè)出行大數(shù)據(jù)加多供應(yīng)商實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，生成個(gè)性化預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，員工在系統(tǒng)出具的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)即可進(jìn)行預(yù)訂，財(cái)務(wù)人員無(wú)需再一一比對(duì)差旅預(yù)訂行為是否匹配差旅政策，也省去了事后核對(duì)的流程。

　　對(duì)于不希望使用“鯨準(zhǔn)預(yù)算”服務(wù)的的企業(yè)，鯨力可以幫助企業(yè)在系統(tǒng)中提前設(shè)置各類(lèi)差旅制度的規(guī)范，員工只需按照流程在線上執(zhí)行，一旦不符合差旅政策，系統(tǒng)將會(huì)及時(shí)預(yù)警告知，避免員工違規(guī)行為的發(fā)生。差旅管理系統(tǒng)中的每一筆差旅記錄將清晰備案，有據(jù)可循，大大節(jié)約財(cái)務(wù)人員核算的時(shí)間。

　　2、票據(jù)憑證合規(guī)化

　　差旅報(bào)銷(xiāo)中的虛假票據(jù)一直是財(cái)務(wù)管理者頭疼的問(wèn)題。鯨力系統(tǒng)可基于員工上傳的票據(jù)，檢驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性，對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)票進(jìn)行特殊標(biāo)記，并通知財(cái)務(wù)人員進(jìn)行關(guān)注，無(wú)需財(cái)務(wù)人員進(jìn)行每票核對(duì)，在保證票據(jù)合規(guī)的同時(shí)大大減輕人力。鯨力系統(tǒng)將票據(jù)的合規(guī)驗(yàn)證從人工審核變成系統(tǒng)識(shí)別，由事后挪到事前，增強(qiáng)票據(jù)合規(guī)性，提升處理的效率。

　　打破數(shù)據(jù)孤島實(shí)現(xiàn)全流程信息透明化

　　以往企業(yè)與多家TMC供應(yīng)商建立差旅預(yù)訂合作關(guān)系后，各家TMC數(shù)據(jù)相互獨(dú)立，且差旅審批數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)的一一匹配，導(dǎo)致財(cái)務(wù)對(duì)賬過(guò)程十分漫長(zhǎng)，耗時(shí)耗力。鯨力幫助企業(yè)連通多家TMC，統(tǒng)一進(jìn)行在線預(yù)訂并進(jìn)行訂單分發(fā)，服務(wù)由TMC完成，數(shù)據(jù)在鯨力系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)整合，這樣可以將行程信息、實(shí)際差旅花費(fèi)進(jìn)行綜合記錄和分析，并將最終花費(fèi)結(jié)果導(dǎo)入企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，方便財(cái)務(wù)人員全面掌握差旅情況并且能夠?qū)崿F(xiàn)快速對(duì)賬。

　　對(duì)于已經(jīng)與多家TMC合作的企業(yè)，鯨力可提供對(duì)賬支持，記錄供應(yīng)商行程記錄，幫助財(cái)務(wù)人員與供應(yīng)商賬單進(jìn)行快速比對(duì);同時(shí)還可提供一張行程匯總單和一組行程單，讓審批、退改簽等操作一目了然，方便財(cái)務(wù)人員檢查差旅信息是否合規(guī)。

　　對(duì)于還沒(méi)有使用TMC進(jìn)行服務(wù)的企業(yè)，鯨力可通過(guò)平臺(tái)為企業(yè)推薦TMC供應(yīng)商，并將每月對(duì)賬流程簡(jiǎn)化為“三個(gè)一”，即一張對(duì)賬單、一張行程匯總單和一張大發(fā)票，幫助財(cái)務(wù)人員快速對(duì)賬，快速檢查合規(guī)性，并用一張大票解決發(fā)票問(wèn)題。

　　通過(guò)連通數(shù)據(jù)，鯨力商旅可與企業(yè)客戶(hù)的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、TMC系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)從預(yù)訂申請(qǐng)到差旅報(bào)銷(xiāo)的全流程數(shù)據(jù)連通與透明化，讓財(cái)務(wù)管理者可以進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和財(cái)務(wù)分析，更清晰的了解差旅開(kāi)支情況。

　　結(jié)語(yǔ)：近日發(fā)布的《2018中國(guó)企業(yè)財(cái)資管理白皮書(shū)》指出，超過(guò)70%的企業(yè)CFO們認(rèn)為企業(yè)財(cái)資管理必須發(fā)揮主動(dòng)價(jià)值創(chuàng)造的作用，成為企業(yè)戰(zhàn)略制定的深度參與者，更好的支持企業(yè)在數(shù)字化時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)。智慧化差旅管理系統(tǒng)正是為了滿足財(cái)務(wù)管理者實(shí)現(xiàn)“價(jià)值創(chuàng)造型”管理的需求，從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)型的管理升級(jí)為更智慧化的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)管理，不僅利用數(shù)據(jù)分析工具來(lái)預(yù)測(cè)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)支出風(fēng)險(xiǎn)與違規(guī)行為，更為管理層提供科學(xué)的決策判斷依據(jù)，讓差旅行為朝著更合理合規(guī)的方向發(fā)展，并獲得員工的信任與支持。

　　轉(zhuǎn)自：中文網(wǎng)

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